Etätyöt työhyvinvoinnin työkaluna

 

Etätyöt ja työhyvinvointi

Asiantuntijatyössä ja etenkin tietotyössä etätyöt ovat olleet monessa organisaatiossa tuttu työskentelytapa jo pitkään. Vasta 2020 Suomeenkin rantautunut koronapandemia toi etätyön lähes kaikille aloille. Meillä Suomessa oli jo valmiiksi melko hyvät valmiudet tähän ja operaattorit ja palvelujentarjoajat vastasivat kasvaneeseen kysyntään hyvin nopeasti.

Työperäinen stressi on viimeisen vuosikymmenen aikana lisääntynyt niin hurjasti, että sitä on sanottu jo jopa kansanterveyssairaudeksi. Haitalliselle stressille on määritelty lukuisia eri riskitekijöitä, mutta usein mainittuja ovat esimerkiksi kokemus siitä, että omaan työhön ei pysty vaikuttamaan, ajanhallintaan liittyvät vaikeudet ja esimerkiksi rauhattomuus työpaikalla. Myös työn ja perhe-elämän yhdistäminen koetaan usein haastavaksi erityisesti naisten keskuudessa, mutta myös miesten.

Etätyö parantaa työhyvinvointia

Työterveyslaitoksen toteuttaman Miten suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan etätyön lisääntyminen on kasvattanut etenkin perheellisten kokemusta työn imusta ja tuonut työhön positiivista virettä.

Etätyö vaikuttaa positiivisella tavalla juuri niihin seikkoihin, jotka altistavat työperäiselle stressille. Etätyö antaa aivan uudella tavalla mahdollisuuden suunnitella omaa ajankäyttöä, nivoa yhteen työn ja perheen vaatimuksia juuri itselle sopivalla tavalla ja antaa usein etenkin tietotyössä tarvittavaa keskittymisrauhaa.

Etätyössä on kuitenkin omat erityisvaatimuksensa niin työnjohdolle kuin työntekijöillekin. Erityisesti etätyölle tyypillinen sosiaalisten kontaktien puute ja työyhteisöiden yhteisöllisyys koetaan usein haastaviksi. Ajanhallinnalliset ongelmat ja ergonomia voivat myös heikentää työhyvinvointia pidemmällä aikavälillä, mikäli niitä ei saada ratkaistuksi. Paljon on työntekijän oman itseohjautuvuuden varassa, sillä etätöissä esimiehen on vaikeampia havaita hitaasti kehittyviä ongelmia.

Työntekijän kannalta etätyön haasteet ovat suhteellisen helposti ratkaistavissa, mikäli ne koetaan ratkaisua vaativiksi. Sosiaaliset kontaktitkin ovat pohjimmiltaan jokaisen omalla vastuulla eikä kukaan ulkopuolelta voi määrittää mikä määrä kontakteja kenellekin on tarpeeksi ja mikä määrä alkaa olla lähinnä häiriöksi.

Etätyö rasittaa esimiehiä

Vaativinta etätyö on työnantajalle ja esimiehille. Miten Suomi voi? -kyselyssä havaittiinkin esimiesten kuormituksen hieman nousseen laajamittaisen etätyösuosituksen aikana. Osittain ongelmat selittyvät sillä, että kaikkialla etätyöt eivät olleet omaehtoisia eikä niihin ollut yrityskulttuurista tarttumapintaa ja toimintamallia. Muutos oli liian nopea, jotta johtamiskulttuuri olisi ehtinyt kehitykseen mukaan.

Hybridimallin lisääntyessä ja etätyön juurtuessa osaksi organisaatioiden kulttuuria yhteisöllisyyden, viestinnän, motivoinnin ja johtamisen muovautuessa siihen sopivaksi, saadaan työntekijöiden ja työnantajien tarpeet varmasti kohtaamaan entistä paremmin.

Teknologia antaa työkaluja

Etätyötä ei voi tehdä eikä johtaa samalla tavalla kuin lähityötä, vaikka johtaminen on ollut ja tulee olemaan pääasiassa viestintää.  Siinä missä toimistolla piipahdetaan toisen työpöydän ääressä, etätyössä laitetaan pikaviesti. Tämä avaa aivan uudenlaisen tavan kommunikoida työyhteisön sisällä.

Se kuitenkin myös lisää väärinymmärryksiä, sillä ihmiset luontaisesti tulkitsevat kirjoitetun viestin negatiivisemmin kuin se on tarkoitettu. Myös vastaanottajan tulkinta viestistä jää lähettäjälle helposti pimentoon. Lisäksi helppo ja nopea viestikanava lisää viestien määrää ja ilman selkeitä pelisääntöjä viestitulva vähentää työn tehokkuutta aiheuttamalla jatkuvia keskeytyksiä ja heikentäen keskittymiskykyä.

MS Teams on kehittänyt etenkin viimeisen vuoden aikana paljon uusia ominaisuuksia, joilla pyritään helpottamaan myös näitä ongelmia. Etätyön johtajien on tärkeää tutustua yrityksensä käyttämien viestintäjärjestelmien ominaisuuksiin ja varmistaa, että tarvittavat ominaisuudet ovat työntekijöillä myös käytössä.

Pikku vinkkinä: Kommunikointia ei kannata jättää pelkän tekstin varaan vaan käyttää kameraa aina kun se on mahdollista. Aina se ei ole ja joskus se saattaa jopa häiritä, mutta etenkin virtuaalikahvit ja oman tiimin palaverit sekä asiakaspalaverit on hyvä tehdä kameran kanssa. Siihen tottuu yhtä nopeasti kuin kasvomaskeihin.

Soveltuvuustestit vs. rekryfirma

Soveltuvuustestit rekrytoinneissa ovat tulleet tutuiksi
monille viime vuosina. Soveltuvuustesti mittaa sekä hakijan persoonallisuutta,
että tapaa lähestyä ja ratkoa ongelmia. Ne eivät suoranaisesti siis aseta
hakijoita paremmuusjärjestykseen tai kerro kenet hakijoista tulee palkata, vaan
antavat rekrytoijalle käsityksen siitä, millainen ihminen on kyseessä. Lyhyessä
haastattelussa tai parissa ei kovin syvällisesti opi ihmistä tuntemaan.

Onko perusteltua hoitaa rekrytoinnit itse ja ostaa avuksi soveltuvuustestit ulkopuoliselta konsulttiyritykseltä vai ulkoistaa rekrytointi asiansa osaavalle rekrytointifirmalle, joka käyttää työkaluna näitä testejä? Eri aloilla ja eri tehtävissä on hyvin erilaisia työtehtäviä, mutta otetaan oletuksena tavallinen taloushallinnon työntekijä.

Persoonallisuustestejä on eri tasoisia ja rekrytoinnin
työkaluna niiden käytettävyys riippuu käyttäjän motiiveista ja osaamisesta.
Oletettavasti rekrytoinnin ammattilaiset osaavat käyttää alansa työkaluja
taitavammin kuin vaikka asiakasyrityksen rekrytoinnista vastaava keskijohto.
Toisaalta yrityksen oma porukka epäilemättä tuntee oman yrityskulttuurin ja tiimien
keskinäiset suhteet paremmin kuin ulkopuolinen rekrytointiyritys, jonka käsitys
yritykseen sopivimmasta ihmisestä voi poiketa paljonkin.

Osaako rekrytointiyritys ottaa huomioon taloushallinnon alan ja toimenkuvien muutoksen, jonka automatisaatio ja tekoäly ovat tuomassa mukanaan, vai hakevatko he edelleen sitä perinteiseen profiiliin sopivaa hakijaa? Tulevaisuuden kirjanpitäjä ei ole yksin tilikarttoineen ahertava muurahainen vaan kokonaisvaltaista palvelua tarjoava aktiivinen ampiainen.

Yrityksen keskijohto voi hoitaa rekrytoinnin itsekin. Se
tietää millaisen persoonan tarvitsee tiimiä vahvistamaan ja tukemaan. Se tuntee
alan muutokset ja murrokset sekä yrityksen visiot tulevaisuuden suhteen. Tai
ainakin sen pitäisi tuntea.

Mutta mitä jos käy niin, että yrityksessä ollaan keskijohdossa yksimielisesti sitä mieltä, että sopiva työntekijä on löydetty ja aikataulua myöten kaikki on sovittu. Hakija tuntuu sopivan tiimiin ja yrityksen visioihin. Koska ei olla ihan rekrytoinnin ammattilaisia, käytetään tuleva työntekijä vielä testeissä. Testit osoittavat persoonallisuutta, joka ei vastaa perinteistä kirjanpitäjän profiilia. Profiili osoittaakin innostunutta, ennakkoluulotonta ja luovaa ihmistä. Keskijohto ei uskalla luottaa omiin näkemyksiinsä ja havaintoihinsa haastatteluissa tai CV:ssä vaan hylkääkin hakijan unohtaen alan muutokset ja tarpeen uudenlaisille palvelukokonaisuuksille ja niiden tekijöille. On pelottavaa tehdä asioita eri tavalla kuin aina ennenkin on tehty, sehän olisi riski.

Jos työnantaja ei uskalla luottaa omiin ja kollegoidensa omaan mielipiteeseen ja havaintoihin, olisiko parempi luopua soveltuvuustesteistä ja ulkoistaa prosessi kokonaan ammattilaisille? Tai katsoa sen esimiesaineksen persoonallisuustestit läpi huolella ennenkuin antaa heille henkilöstösuunnittelun vastattavakseen.