Etätyöt työhyvinvoinnin työkaluna

 

Etätyöt ja työhyvinvointi

Asiantuntijatyössä ja etenkin tietotyössä etätyöt ovat olleet monessa organisaatiossa tuttu työskentelytapa jo pitkään. Vasta 2020 Suomeenkin rantautunut koronapandemia toi etätyön lähes kaikille aloille. Meillä Suomessa oli jo valmiiksi melko hyvät valmiudet tähän ja operaattorit ja palvelujentarjoajat vastasivat kasvaneeseen kysyntään hyvin nopeasti.

Työperäinen stressi on viimeisen vuosikymmenen aikana lisääntynyt niin hurjasti, että sitä on sanottu jo jopa kansanterveyssairaudeksi. Haitalliselle stressille on määritelty lukuisia eri riskitekijöitä, mutta usein mainittuja ovat esimerkiksi kokemus siitä, että omaan työhön ei pysty vaikuttamaan, ajanhallintaan liittyvät vaikeudet ja esimerkiksi rauhattomuus työpaikalla. Myös työn ja perhe-elämän yhdistäminen koetaan usein haastavaksi erityisesti naisten keskuudessa, mutta myös miesten.

Etätyö parantaa työhyvinvointia

Työterveyslaitoksen toteuttaman Miten suomi voi? -seurantatutkimuksen mukaan etätyön lisääntyminen on kasvattanut etenkin perheellisten kokemusta työn imusta ja tuonut työhön positiivista virettä.

Etätyö vaikuttaa positiivisella tavalla juuri niihin seikkoihin, jotka altistavat työperäiselle stressille. Etätyö antaa aivan uudella tavalla mahdollisuuden suunnitella omaa ajankäyttöä, nivoa yhteen työn ja perheen vaatimuksia juuri itselle sopivalla tavalla ja antaa usein etenkin tietotyössä tarvittavaa keskittymisrauhaa.

Etätyössä on kuitenkin omat erityisvaatimuksensa niin työnjohdolle kuin työntekijöillekin. Erityisesti etätyölle tyypillinen sosiaalisten kontaktien puute ja työyhteisöiden yhteisöllisyys koetaan usein haastaviksi. Ajanhallinnalliset ongelmat ja ergonomia voivat myös heikentää työhyvinvointia pidemmällä aikavälillä, mikäli niitä ei saada ratkaistuksi. Paljon on työntekijän oman itseohjautuvuuden varassa, sillä etätöissä esimiehen on vaikeampia havaita hitaasti kehittyviä ongelmia.

Työntekijän kannalta etätyön haasteet ovat suhteellisen helposti ratkaistavissa, mikäli ne koetaan ratkaisua vaativiksi. Sosiaaliset kontaktitkin ovat pohjimmiltaan jokaisen omalla vastuulla eikä kukaan ulkopuolelta voi määrittää mikä määrä kontakteja kenellekin on tarpeeksi ja mikä määrä alkaa olla lähinnä häiriöksi.

Etätyö rasittaa esimiehiä

Vaativinta etätyö on työnantajalle ja esimiehille. Miten Suomi voi? -kyselyssä havaittiinkin esimiesten kuormituksen hieman nousseen laajamittaisen etätyösuosituksen aikana. Osittain ongelmat selittyvät sillä, että kaikkialla etätyöt eivät olleet omaehtoisia eikä niihin ollut yrityskulttuurista tarttumapintaa ja toimintamallia. Muutos oli liian nopea, jotta johtamiskulttuuri olisi ehtinyt kehitykseen mukaan.

Hybridimallin lisääntyessä ja etätyön juurtuessa osaksi organisaatioiden kulttuuria yhteisöllisyyden, viestinnän, motivoinnin ja johtamisen muovautuessa siihen sopivaksi, saadaan työntekijöiden ja työnantajien tarpeet varmasti kohtaamaan entistä paremmin.

Teknologia antaa työkaluja

Etätyötä ei voi tehdä eikä johtaa samalla tavalla kuin lähityötä, vaikka johtaminen on ollut ja tulee olemaan pääasiassa viestintää.  Siinä missä toimistolla piipahdetaan toisen työpöydän ääressä, etätyössä laitetaan pikaviesti. Tämä avaa aivan uudenlaisen tavan kommunikoida työyhteisön sisällä.

Se kuitenkin myös lisää väärinymmärryksiä, sillä ihmiset luontaisesti tulkitsevat kirjoitetun viestin negatiivisemmin kuin se on tarkoitettu. Myös vastaanottajan tulkinta viestistä jää lähettäjälle helposti pimentoon. Lisäksi helppo ja nopea viestikanava lisää viestien määrää ja ilman selkeitä pelisääntöjä viestitulva vähentää työn tehokkuutta aiheuttamalla jatkuvia keskeytyksiä ja heikentäen keskittymiskykyä.

MS Teams on kehittänyt etenkin viimeisen vuoden aikana paljon uusia ominaisuuksia, joilla pyritään helpottamaan myös näitä ongelmia. Etätyön johtajien on tärkeää tutustua yrityksensä käyttämien viestintäjärjestelmien ominaisuuksiin ja varmistaa, että tarvittavat ominaisuudet ovat työntekijöillä myös käytössä.

Pikku vinkkinä: Kommunikointia ei kannata jättää pelkän tekstin varaan vaan käyttää kameraa aina kun se on mahdollista. Aina se ei ole ja joskus se saattaa jopa häiritä, mutta etenkin virtuaalikahvit ja oman tiimin palaverit sekä asiakaspalaverit on hyvä tehdä kameran kanssa. Siihen tottuu yhtä nopeasti kuin kasvomaskeihin.

Teknologian törmäys kielimuuriin

Teknologian ja tekoälyn sovelluksia kehitetään täydellä teholla tuotannon avuksi, tueksi ja tehostamiseksi.
Samaan aikaan tuotannossa työskennellään selkä märkänä tuotantotavoitteiden saavuttamiseksi. Päivät pitenevät ja ympärillä vellovassa muutoksessa  epävarmuus lisääntyy. Vaikka tieto lisää tuskaa niin tietämättömyys on myrkkyä mielelle.

Vihdoin kuukausien uurastuksen jälkeen tekoälyavusteinen vimpain saadaan siihen vaiheeseen, että sitä päästään vaiheittain siirtämään tositoimiin tuotantoon. Johtoportaassa hierotaan käsiä yhteen ja odotetaan kateprosentin kipuamista korkeuksiin. Koodari avaa kokiksen ja jää odottamaan kiitoksia hyvin tehdystä työstä. Epäilemättä tuotannosta alkaa sataa kiitollisuutta niin viisaalle johdolle kuin taitavalle koodarillekin.

Sisällisota syttyy

Kiitosten sijaan tuotanto sanoo ohjelmistoihmisten ja koko johdon olevan täysin kuutamolla tuotannon todellisuudesta ja elävän pää pilvissä. Tuotanto sanoo, ettei vimpain tule toimimaan tosielämässä eikä sitä ole kiireen keskellä kellään aika alkaa opettelemaankaan. Lopulta vimpain otetaan käyttöön tuotannon mielipiteistä huolimatta. Tuotannosta kuuluu äänekästä protestointia, tehokkuus laskee hälyyttävästi ja uusi vimpain ei säästäkään aikaa, vaan prosessit tuntuvat päinvastoin hidastuvan.

Ohjelmistopuoli pitää tuotantoa vähintään typeränä, sillä nämä käyttävät vimpainta väärin. He eivät luota siihen vaan käyttävät vanhoja menetelmiä sen rinnalla, mikä lisää sekaannuksia ja tuplaa työmäärän. Alkaa näyttää siltä, ettei vimpain todella toimikaan tosielämässä. Muutosvastarinnan kanssa taistelu alkaa muistuttaa epäilyttävästi sisällissotaa. Johto on kauhuissaan, sillä tekniikan kehitystyö on syönyt kasoittain rahaa ja tuotanto takkuaa entistä pahemmin. Kuka meni rekrytoimaan näin osaamattomat tekniikan ihmiset ja vastanhankaisen tuotantotiimin?!

Asiakkaan kielellä

Katsotaan tapahtumien kulkua hieman tarkemmin. Tässä tapahtumaketjussa tuotanto on asiakas, joka tietää kyllä tarvitsevansa apua. Se ei vain vielä tiedä tarkalleen millaista apua. Ohjelmistotiimi koodareineen valmistaa tuotteen, joka vastaa täysin asiakkaan tarpeita. Ainakin se vastaa täysin niitä tarpeita, joita johto ja tuotannon esimiehet ovat tuoneet esille. Asiakas ei kuitenkaan ole johto vaan tuotannon työntekijät ovat se lopullinen asiakas, jonka tarpeisiin olisi pitänyt vastata. Sen sijaan, että tuote olisi myyty asiakkaalle, se työnnettiin asiakkaan koneistoon kuin jakoavain hammasrattaiden väliin. Suunnilleen samalla lopputuloksella.

Ohjelmistotiimin esimies nostaa tässä kohtaa ärtyneenä kätensä ja sanoo kyllä selittäneensä moneen kertaan niin tuotannolle kuin tuotannon esimiehillekin, miten tuote toimii ja mitä sillä saavutetaan. Henkilöstölle on järjestetty tarvittavat koulutuksetkin. Tuotanto ei vain halua ymmärtää ja pitää kynsin hampain kiinni vanhoista,  tehottomista toimintatavoistaan.

Kuvitellaan, että asiakas on japanilainen ja myyjä saksalainen. Luonnollisesti kauppaa käydään joko yhteiskielellä, kuten vaikkapa englanniksi tai vaihtoehtoisesti väliin tarvitaan tulkki. Tuotannon ja tekoälysovelluksia kehittävän ohjelmistotiimin välillä on yhtä suuri kielimuurii. Erona on vain se, että välillä sanat ovat molemmille osapuolille samat, mutta ne merkitsevät toisille eri asioita. He siis luulevat toisen ymmärtävän viestin samalla tavalla. Myös asian tulkitseminen saattaa olla erilaista, koska osapuolet katsovat asiaa eri suunnista. Se mikä toisen mielestä on positiivinen seikka, saattaa toisen mielestä olla negatiivinen. Välissä on siis näkymätön kielimuuri ja toisen vasen on välillä toisen oikea. Näillä lähtökohdilla ei ole lienee ihme, että hyväkin tuote jää myymättä.

Uusia toimintatapoja ja tuotteita tuotaessa käyttöön, pitää ymmärtää tulevat käyttäjät sisäisinä asiakkaina. Hyvin harva tuote myy itse itsensä, vaikka se olisi miten hyvä ja tarpeellinen. Se pitää myydä ja on tärkeää huolehtia, että myyntineuvotteluissa osapuolien tiimeistä on neuvottelemassa samaa kieltä puhuvat ihmiset. Tuotteen myynti loppukäyttäjälle lähtee jo tarvekartoituksesta ja asiakas kannattaa pitää tiiviisti mukana koko tuotekehitysvaiheen. Näin saadaan tarve ja ratkaisu kohtaamaan saumattomasti ja uuden tuotteen käyttöönotto käy sujuvasti.

Analoginen nainen

Arvostan suuresti painettua sanaa. Aamukahvi ja rapiseva sanomalehti. Syysiltana nautittu teekupillinen ja hyvä kirja. Vastuullinen ja järkevä osa aivoistani yrittää vakuuttaa minua mobiililehtien ja e-kirjojen ekologisuudesta ja käytännöllisyydestä osittain siinä onnistuenkin. Silti syvällä minussa elää kaipaus painetun sanan maailmaan, eikä sillä ole mitään tekemistä rationaalisuuden kanssa. Tai ehkä sillä onkin. Olen analoginen nainen digitaalisessa maailmassa.

Vierastan myös itsepalveluautomaatteja, joita jokaiseen palvelupisteeseen pystytetään. En ole täysin ymmärtänyt onko niiden tarkoitus palvella asiakkaiden vai yritysten tarpeita, itse mieluiten valitsen ihmisen tiskin takana.
Urheilukellonikin heijastelee kaiketi samaa ajatusmaailmaa, sillä se on ulkomuodoltaan kuin tavallinen kello viisareineen ja pyöreine kellotauluineen!

Reaktioni ei liene yllätys, kun ensikertaa minulle esitettiin ajatus, että perustaisin automaatioalan yrityksen. Kyllä, pidin sitä mahdottomana. Ja mahdottoman kiehtovana!

En suinkaan vastusta kehitystä ja teknologiaa, päinvastoin. Jos ihmiskunta ei hyvin nopeasti kehitä toimintatapojaan, tuhoamme itsemme. Pienemmässäkin mittakaavassa annan suurta arvoa automatisoinnin meille suomalle turvallisuudelle, huolettomuudelle sekä säästyneelle ajalle ja rahalle.

Kodin automaatio tarjoaa sitä samaa yksinkertaisuutta ja huolettomuutta, jota painettu sana ja analoginen kello minulle nostalgisesti edustaa.

Automaation tehtävä ei ole tehdä kodin toiminnoista tieteisseikkailua. Automaation tehtävä on vapauttaa ihmisen resursseja ja antaa mahdollisuuden keskittyä siihen, mikä oikeasti on tärkeää.

- Heidi